加古川・姫路の山本社会保険労務士事務所ブログ

　従業員様が入社される場合、いくつか書類の受け渡しをされていると思います。今回は改めてその書類の確認の為に以下に記載いたします。

 

１．必ず必要な書類
1.1.雇用契約書（もしくは労働条件通知書）

　労働基準法第１５条にて「使用者が労働者を採用するときは、賃金、労働時間その他の労働条件　　を書面などで明示しなければなりません。」というものがあります。この書類で明示します。

1.2.マイナンバー

マイナンバーは、各種社会保険手続きや税の手続きに必須となっています。特定個人情報となりますので、取り扱いには注意が必要です。

２．役所への手続きに必要な書類

2.1.履歴書

　履歴書は本人が記載する書類ですので、氏名漢字やフリガナ、住所、生年月日等は一番信ぴょう性がある書類として、利用します。扶養者の有無も確認ができます。また、雇用保険資格取得手続きにて前職情報が必要な場合があるため、その確認にも利用します。

2.2.扶養控除等申告書

　税扶養の確認及び、健康保険の被扶養者の確認に利用します。

2.3.前職の源泉徴収票、雇用保険被保険者証

　前職の源泉徴収票は、年末調整にて必要となります。また雇用保険の被保険者証は、雇用保険手続きに利用します。

３．状況に応じてあった方が良いもの（任意）

3.1.入社誓約書

　入社時に情報漏洩防止や反社会的勢力排除の誓約を行うことが多いです。入社時に在籍中のみではなく退職後の情報漏洩防止の誓約にサインをもらうことも重要ポイントです。

3.2.身元保証書

　万が一、入社した従業員の故意まは重大な過失にて大きな損害賠償を被った場合、身元保証人にその保証をしていただくための書類です。最長5年の保証書となっており、5年毎に更新される会社もあります。また2020年4月以降に締結された身元保証書には、上限の記載が必須となりました。上限の記載がない場合は、その契約が無効となりますので、不安がある場合は、再度見直してください。

3.3.インターネット利用に関する誓約書

　SNS等気軽にWEBへ写真や動画、記事等アップロードできる時代です。許可がない限りは勝手に会社の情報を公開しないような誓約書を個別に作成する場合があります。

3.4.自動車運転免許証、任意保険の写し

　自動車やバイクにて通勤する場合もしくは業務利用する場合は必ず運転免許証の写しを確認し、任意保険証の加入の有無、補償内容の確認（対人、対物無制限）を確認してください。利用目的が、通勤もしくは業務利用になっているかの確認も重要です。

滅多にないですが、無免許、もしくは自賠責のみで任意保険をかけていない従業員の事例もありますので、要注意です。

3.5.健康診断の結果の写し

　常時雇用者の場合、労働安全衛生規則第43条にて雇い入れ時に健康診断が義務付けられています。もしも、従業員が雇入れ前3ヶ月以内に受けた健康診断の結果を提出する場合は、雇入れ時の健康診断を省略することができます。採用の際に、健康状態が仕事に適しているかどうかは気になるポイントでもありますので、入社前に確認しておくべきです。入社後健康診断を行うとしても、入社前に既往症申告書等を利用して事前に健康状態を確認しておくことをお勧めします。

 

他、自動車利用に関する誓約書や、給与振り込み先届等、諸々ございますが、代表的な書類紹介として記載いたしました。

※入社誓約書や、身元保証書等は、弊所ホームページ「たつの社労士で検索」にてテンプレート集にて確認できます。


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